Administrative Assistant (m/f/d) - Secondary School Office (20h)

Temporary, Part-time · Leipzig

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General
Job Start: 01 August 2025
Location: Könneritzstraße 47, 04229 Leipzig, Germany
Contract: part-time (20h/week), initially fixed-term for 2 years followed by the option of a subsequent employment contract with an infinite duration

The Administrative Assistant is responsible for organisational and administrative tasks in the school office of the Secondary School. Responsibilities include scheduling appointments, handling incoming and outgoing correspondence, mail distribution, maintaining files and records and performing data entry. The Administrative Assistant ensures that the school day runs in an orderly and organised manner.
Your tasks and responsibilities
  • Handling the school office management and day-to-day operations such as incoming and outgoing phone calls and mail correspondence
  • Assisting staff members, parents, and guests; addressing all their inquiries
  • Assist in the organisation of school events (e. g. information and parent evenings, school enrolment, graduation, charity) and make all relevant bookings 
  • Update of school information management system, planners, curriculum documentation, etc. 
  • Provide office support for the organisation of field trips, PD trips, sports tournaments and visiting speakers
  • Active participation in the weekly section meetings and involvement in the coordination of all organisational and developmental measures of the section.
  • Liaising with the school nurse regarding health issues 
  • Maintaining Engage Parent Portal
  • Ordering, maintenance and storage of office supplies
  • Taking daily attendance of staff and setting up statistical analysis.
  • Planning and administration of the school’s internship programme, planning and preparation of examinations (school), etc.
  • Organising cover and duty schedules and make arrangements for internal cover 
  • Supporting the pedagogical staff and the head of department in the preparation and final review of school reports
Your profile
  • Qualification as an Administrative Assistant, Office Management, bilingual secretary or a related qualification
  • Excellent customer service skills 
  • Friendly and positive, with excellent interpersonal and intercultural skills 
  • Solution-orientation and excellent communication skills
  • Able to quickly analyse situations and systems, always looking to maximise efficiency and effectiveness in a rapidly changing work environment
  • Excellent time-management skills, able to set and communicate about priorities
  • A high level of proficiency with MS Office, especially Excel
  • Computer/Internet literate
  • Fluency in written and spoken English as well as German; additional languages are advantageous
  • Skilled at general organizing and administrative processes
  • Highly flexible during the work day, and able to work in a dynamic environment        
  • Able to remain calm and discreet in a busy environment
  • Experience of working in an internationally-minded and diverse school community is preferred
What we offer
  • Wonderful students
  • A pleasant and collegial working environment where employees with different backgrounds and orientations work successfully together
  • A challenging and diverse job
  • Short decision-making processes
  • Ongoing internal and external professional development
  • 30 days of annual leave plus paid leave on December 24th and 31st
  • Company laptop and opportunities for internal and external professional development
  • Company benefits such as a company pension scheme, additional health insurance with a €1200 annual health budget, relocation allowance, JobRad leasing, financial support for language courses etc.
About us

Leipzig International School GmbH (LIS) is a warm and vibrant non-profit educational community dedicated to fostering learning, growth, and global citizenship. Serving nearly 1,100 students from local and international families, our school offers an enriching experience from kindergarten through secondary school, including integrated before- and after-school care. Guided by our motto, "Learning to be a citizen of the world," we celebrate diversity, internationality, and inclusivity, providing a nurturing environment where students thrive academically, socially, and personally.

Supported by a dedicated team of 250 staff members from 37 nations, LIS ensures a stimulating and supportive learning journey for every child, from their first steps into education to achieving university entrance qualifications. Our symbol, the lion, reflects the courage, strength, and resilience we nurture in our students—qualities that empower them to embrace challenges and transform their lives. At LIS, we are proud to inspire a brighter future through education and to foster a community where every individual belongs and grows.

LIS is an inclusive learning community and does not discriminate on the basis of race, skin colour, religion (creed), gender, gender expression, age, national origin, ancestry, disability, marital status or sexual orientation.
Generell
Vertragsbeginn: 01. August 2025
Arbeitsort: Leipzig International School, Könneritzstraße 45, Leipzig
Vertrag: Teilzeit (20 h / Woche), Vertrag vorerst für zwei Jahre befristet, danach Entfristung möglich

Die Verwaltungsassistenz ist für organisatorische und administrative Aufgaben im Sekretariat der Secondary School verantwortlich. Zu den Aufgaben gehören die Terminplanung, die Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz, die Postverteilung, die Pflege von Akten und Unterlagen sowie die Dateneingabe. Die Verwaltungsassistenz sorgt dafür, dass der Schulalltag geordnet und organisiert abläuft.
Deine Aufgaben und Verantwortlichkeiten
  • Verwaltung des Schulbüros und der täglichen Abläufe wie eingehende und ausgehende Telefonate und schriftlche Korrespondenz
  • Unterstützung von Mitarbeitern, Eltern und Gästen; Beantwortung aller Anliegen
  • Unterstützung bei der Organisation von Schulveranstaltungen (z. B. Informations- und Elternabende, Schuleinschreibung, Einschulung, Abschlussfeiern, Wohltätigkeitsveranstaltungen) und Durchführung aller relevanten Buchungen
  • Aktualisierung des Schulinformationsmanagementsystems, Planer, Lehrplandokumentation usw.
  • Bürounterstützung bei der Organisation von Ausflügen, Klassenfahrten, Fortbildungsreisen, Sportturnieren und Gastrednern
  • Aktive Teilnahme an den wöchentlichen Abteilungssitzungen und Mitwirkung bei der Koordination aller organisatorischen und entwicklungsbezogenen Maßnahmen der Abteilung
  • Zusammenarbeit mit der Schulkrankenschwester in Bezug auf Gesundheitsfragen
  • Pflege des Engage-Parent-Portals
  • Bestellung, Wartung und Lagerung von Büromaterialien
  • Tägliche Anwesenheitserfassung des Personals
  • Erstellung statistischer Analysen
  • Planung und Verwaltung des Praktikumsprogramms der Schule
  • Organisation von Vertretungs- und Dienstplänen und Vereinbarungen für interne Vertretungen
Dein Profil
  • Qualifikation als Verwaltungsassistent/in, Büromanagement, zweisprachige/r Sekretär/in oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Ausgezeichnete Kundenservicefähigkeiten
  • Freundlich und positiv, mit hervorragenden zwischenmenschlichen und interkulturellen Fähigkeiten
  • Lösungsorientierung und exzellente Kommunikationsfähigkeiten Fähigkeit
  • IFähigkeit, Situationen und Systeme schnell zu analysieren, stets bestrebt, Effizienz und Effektivität in einem sich schnell ändernden Arbeitsumfeld zu maximieren
  • Hervorragende Zeitmanagementfähigkeiten, fähig, Prioritäten zu setzen und zu kommunizieren
  • Hohe Kompetenz in MS Office, insbesondere Excel
  • Sehr gute Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch; zusätzliche Sprachen sind von Vorteil
  • Hohe Flexibilität während des Arbeitstages und Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten
  • Fähigkeit, in einer geschäftigen Umgebung ruhig und diskret zu bleiben
  • Erfahrung in einem international ausgerichteten und vielfältigen Arbeitsumfeld ist von Vorteil
Wir bieten
  • Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein großer Handlungsspielraum
  • Eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit
  • Ein angenehmes und kollegiales Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeiter mit unterschiedlichen Hintergründen und Ausrichtungen gemeinsam erfolgreich sind
  • 30 Tage Jahresurlaub sowie Sonderurlaubstage am 24. und 31. Dezember
  • Firmenlaptop und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Betriebliche Altersvorsorge, Krankenzusatzversicherung mit jährlich nutzbarem persönlichen Gesundheitsbudget, finanzielle Unterstützung beim Umzug nach Leipzig, Job-Bike-Leasing und betriebliche Sozialleistungen
Über uns
Die Leipzig International School GmbH (LIS) ist eine lebendige und einladende gemeinnützige Bildungsgemeinschaft, die sich der Förderung von Lernen, persönlicher Entwicklung und globalem Bewusstsein engagiert widmet. Mit nahezu 1.100 Schülerinnen und Schülern aus lokalen und internationalen Familien bieten wir eine bereichernde Bildungserfahrung, die vom Kindergarten bis zur Sekundarstufe reicht und durch ein integriertes Hortprogramm, welches für unsere Schülerinnen und Schülern der Grundschule vor und nach dem Unterricht sowie in den Ferien angeboten wird, ergänzt wird.
Unter unserem Leitmotiv „Learning to be a citizen of the world“ stehen Vielfalt, Internationalität und Inklusion im Mittelpunkt unseres Handelns. Wir schaffen ein unterstützendes Lernumfeld, in dem Kinder und Jugendliche sich nicht nur akademisch, sondern auch sozial und persönlich entfalten können.
Ein engagiertes Team von 250 Mitarbeitenden aus 37 Nationen begleitet unsere Schülerinnen und Schüler auf ihrem individuellen Bildungsweg – von den ersten Schritten in die Schullaufbahn bis hin zur Hochschulreife. Dabei legen wir großen Wert darauf, jedem Kind die bestmögliche Unterstützung zu bieten und es auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten.
Unser Schullogo, der Löwe, symbolisiert Mut, Stärke und Widerstandskraft – Werte, die wir in unseren Schülerinnen und Schülern fördern möchten, um sie zu befähigen, ihr Leben selbstbewusst zu gestalten.
Wir sind stolz darauf, durch hochwertige Bildung eine Grundlage für eine bessere Zukunft zu schaffen. Wir sind eine Gemeinschaft, in der sich jede und jeder Einzelne wertgeschätzt fühlt und persönliche sowie gemeinschaftliche Entwicklung möglich wird.

Die LIS ist eine integrative Lerngemeinschaft, die niemanden aufgrund von ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Religion oder Weltanschauung, Geschlecht, Geschlechtsidentität, Alter, nationaler Herkunft, Abstammung, Behinderung, Familienstand oder sexueller Orientierung benachteiligt.
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